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People & Culture Store Administrator (Temporal)

Sintra - Alegro, Portugal

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Job ID

Job ID 140906BR

Job Status Contract voor bepaalde tijd

Category Retail Assistants

Publicatiedatum March 25, 2025

Job ID

People & Culture Store Administrator (Temporal)

Principais responsabilidades:

Competências funcionais

Trabalhar em colaboração com a Store Management Team e Store P&C Business Partner para cumprir o plano de pessoal da loja. Este é um cargo generalista, responsável por toda a atividade diária de P&C, com foco em:

Seleção e Contratação
  • Dar apoio à Retail Management Team nas tarefas administrativas relacionadas com contratação.
  • Realizar as tarefas de pré-entrevista necessárias para a contratação de cargos de Retail Assistant e cargos especialistas (excluindo Managers, incluindo a publicação de vagas, apoio ao processo de seleção e coordenação de entrevistas e contacto com os candidatos).
  • Em colaboração com a Retail Management Team, efetuar as verificações relevantes relacionadas com o trabalho, tendo sempre em conta os requisitos de retenção de documentação (proteção de dados pessoais).
  • Proporcionar uma excelente experiência aos candidatos através de um processo administrativo de contratação adequado.
  • Gerir o sistema de seguimento de candidatos para incluir a criação de postos de trabalho, a resposta dos candidatos e as etapas de integração.
  • Colaborar com agências externas para a contratação de colaboradores licenciados, estagiários e/ou temporários, conforme necessário.
  • Participar em atividades de contratação e seleção para contratos de duração determinada ou indefinidos.

Incorporação (Onboarding) e Integração (Induction)
  • Gerir o processo de onboarding, incluindo a preparação de contratos/ofertas até à integração em todos os sistemas (exemplo: WD, ATS, WFM, Timepro, Meta 4, planificador, staffing, maestra, etc.) assegurando o cumprimento da lei.
  • Realizar as verificações de referências pertinentes
  • Entregar o vestuário de trabalho e os respetivos cartões de identificação aos novos colaboradores.
  • Coordenar e participar na realização do evento de boas-vindas da Primark (Induction) para os novos colaboradores, em colaboração com a Retail Management Team.

Formação e desenvolvimento
  • Dar apoio a Retail Management à organização e realização de programas de formação de base presenciais, virtuais ou através de plataformas de formação e manter registos das atividades de formação.
  • Manter registos das atividades de formação obrigatórias, por exemplo, primeiros socorros, proteção de dados, etc.
  • Dar apoio administrativo a processos de validação interna de todos os cargos.
  • Gerir o processo administrativo relativo a formação certificada (Sigo).

Planeamento de recursos humanos
  • Fornecer ao Store Manager as informações relativas as horas reais de T&A necessárias para ASPF. Ser responsável pela manutenção dos dados do pessoal na ferramenta de planeamento de recursos, incluindo inscrições e eliminações de colaboradores.
  • Introduzir em Timepro e comunicar horários aos colaboradores (verificando se os turnos/horas respeitam os descansos legais) com o apoio da Retail Management Team/planificador.
  • Assegurar que as férias estão corretamente refletidas nos diferentes sistemas e que os saldos de férias estejam corretamente atualizados. Gerir as ausências e registar as informações necessárias nos vários sistemas (WD, Timepro e Peoplenet).
  • Fornecer relatórios semanais de ausência à Retail Management Team para análise.
  • Dar apoio administrativo no processo de transferência de colaboradores para outras lojas, conforme necessário.

Processamento de salários
  • Inscrever/eliminar colaboradores no sistema de processamento de salários e colaborar com o departamento de Payroll e Meta 4.
  • Concluir as tarefas diárias relacionadas com o processamento de salários, incluindo a revisão de horários e assiduidade e a respetiva resolução de erros com os Retail Assistants/Managers relevantes.
  • Atualizar o sistema de horários e assiduidade/processamento de salários com informações relevantes sobre ausências e garantir que a documentação é recebida e processada de acordo com a legislação local.
  • Efetuar os ajustamentos e alterações necessários à folha de pagamentos.
  • Colaborar com a/o InStore P&C Business Partner/Store Manager para gerir quaisquer pagamentos distintos dos processados habitualmente.
  • Agir como pessoa de contacto em caso de dúvidas e resolver quaisquer problemas ou questões dos colaboradores em qualquer processo relativo ao processamento de salários.
  • Gerir os arquivos relacionados à transferência de custos de colaboradores internos (bolster, transfer).

Compromisso e bem-estar (Engagement & Wellbeing)
  • Em colaboração com a Retail Management Team, organizar eventos e atividades que melhorem o compromisso, o bem-estar e uma cultura Primark positiva na loja.
  • Apoiar a atualização de toda a informação relativa aos quadros de comunicação da loja e das reuniões de loja.
  • Coordenar as reuniões dos grupos de auscultação (listening groups) e dar apoio ao Store Manager na preparação e resposta aos colaboradores.
  • Dar apoio às atividades de reconhecimento da loja, incluindo as nomeações e a avaliação do Store Manager.
  • Facilitar e incentivar a participação no inquérito de compromisso da Primark.
  • Dar apoio à Retail Management Team para que possa manter conversações com os colaboradores sobre questões de saúde e bem-estar.

Gestão do desempenho
  • Monitorizar a realização do processo de revisão intercalar e de fim de ano do «Make Your Primark».
  • Proporcionar aconselhamento e dar apoio à Retail Management Team sobre o período experimental e o processo de revisão do desempenho e promover uma cultura de feedback.
  • Dar apoio à Retail Management Team na administração do processo de avaliação de desempenho de Retail Assistants e Especialistas.
  • Preparar a documentação escrita para a Retail Management Team para os períodos experimentais e os planos de melhoria do desempenho (PIP).

Talento e sucessão
  • Partilhar o feedback com o Store Manager sobre o talento e o potencial dos Retail Assistants da loja.
  • Dar apoio administrativo no processo de planeamento da sucessão de posições de Retail Assistant para posições de Retail Management.
  • Dar apoio administrativo ao Store Manager no processo de revisão do talento da Retail Management Team.

Relações laborais
  • Manter os registos dos colaboradores (em papel e eletrónicos) de acordo com a legislação local e as politicas internas da Primark (RGPD/Diretrizes de proteção de dados).
  • Apoiar a Retail Management Team como primeiro ponto de contacto para questões de relações laborais e de ausência.
  • Dar apoio administrativo à Retail Management Team na realização de investigações disciplinares e de queixas, tomando notas, se necessário.
  • Preparar a documentação necessária para as investigações, ações legais (juicios), inspeções e outros temas relacionados com relações laborais e respetivos resultados.
  • Fornecer orientação à Retail Management Team sobre o processo e as conversações adequadas para o regresso ao trabalho, de acordo com a legislação local vigente.
  • Aconselhar e dar apoio aos colaboradores sobre as políticas e procedimentos de P&C.
  • Fazer um seguimento dos casos de relações laborais e registar a sua evolução.

Comissões de trabalhadores
Dar apoio ao Store Manager no fornecimento das informações necessárias para as reuniões e atividades das Comissões de trabalhadores.

Reporting e KPI
  • Manter atualizados os sistemas de P&C que fornecem relatórios e análises ao Store Manager sobre medidas de pessoal e indicadores (KPIs).
  • Dar apoio no preenchimento de relatórios da loja, da área e da sede.
  • Recolher e arquivar os dados das entrevistas de finalização de contrato dos colaboradores.
  • Gerir o processo de rescisão, incluindo a devolução dos bens da empresa.
  • Participar nos procedimentos de auditoria da loja relacionados com P&C.

Alinhamento empresarial e gestão da mudança
  • Demonstrar uma compreensão da estratégia e do objetivo global de P&C.
  • Construir relações com a Central P&C Team e criar uma rede eficaz com o resto da comunidade de P&C para partilhar as melhores práticas.

Impacto comercial e da empresa
  • Melhorar a compreensão do desempenho comercial da loja e da experiência do cliente.
  • Cumprir as expectativas e políticas da empresa, assegurando a boa governação e as melhores práticas, o cumprimento da legislação e a redução dos riscos para a empresa.
  • Rever os processos administrativos de P&C das lojas e fazer recomendações quando forem identificadas melhorias de eficiência.
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