Skip to main content

People & Culture Store Administrator (Temporal)

Sintra - Alegro, Portugal

Lady posing
‹ Back to search results Apply

JOB DESCRIPTION

Job ID 140906BR

Job Status Employee – Fixed Term

Category Retail Assistant

Date posted March 25, 2025

JOB DESCRIPTION

People & Culture Store Administrator (Temporal)

Principais responsabilidades:

Competências funcionais

Trabalhar em colaboração com a Store Management Team e Store P&C Business Partner para cumprir o plano de pessoal da loja. Este é um cargo generalista, responsável por toda a atividade diária de P&C, com foco em:

Seleção e Contratação
  • Dar apoio à Retail Management Team nas tarefas administrativas relacionadas com contratação.
  • Realizar as tarefas de pré-entrevista necessárias para a contratação de cargos de Retail Assistant e cargos especialistas (excluindo Managers, incluindo a publicação de vagas, apoio ao processo de seleção e coordenação de entrevistas e contacto com os candidatos).
  • Em colaboração com a Retail Management Team, efetuar as verificações relevantes relacionadas com o trabalho, tendo sempre em conta os requisitos de retenção de documentação (proteção de dados pessoais).
  • Proporcionar uma excelente experiência aos candidatos através de um processo administrativo de contratação adequado.
  • Gerir o sistema de seguimento de candidatos para incluir a criação de postos de trabalho, a resposta dos candidatos e as etapas de integração.
  • Colaborar com agências externas para a contratação de colaboradores licenciados, estagiários e/ou temporários, conforme necessário.
  • Participar em atividades de contratação e seleção para contratos de duração determinada ou indefinidos.

Incorporação (Onboarding) e Integração (Induction)
  • Gerir o processo de onboarding, incluindo a preparação de contratos/ofertas até à integração em todos os sistemas (exemplo: WD, ATS, WFM, Timepro, Meta 4, planificador, staffing, maestra, etc.) assegurando o cumprimento da lei.
  • Realizar as verificações de referências pertinentes
  • Entregar o vestuário de trabalho e os respetivos cartões de identificação aos novos colaboradores.
  • Coordenar e participar na realização do evento de boas-vindas da Primark (Induction) para os novos colaboradores, em colaboração com a Retail Management Team.

Formação e desenvolvimento
  • Dar apoio a Retail Management à organização e realização de programas de formação de base presenciais, virtuais ou através de plataformas de formação e manter registos das atividades de formação.
  • Manter registos das atividades de formação obrigatórias, por exemplo, primeiros socorros, proteção de dados, etc.
  • Dar apoio administrativo a processos de validação interna de todos os cargos.
  • Gerir o processo administrativo relativo a formação certificada (Sigo).

Planeamento de recursos humanos
  • Fornecer ao Store Manager as informações relativas as horas reais de T&A necessárias para ASPF. Ser responsável pela manutenção dos dados do pessoal na ferramenta de planeamento de recursos, incluindo inscrições e eliminações de colaboradores.
  • Introduzir em Timepro e comunicar horários aos colaboradores (verificando se os turnos/horas respeitam os descansos legais) com o apoio da Retail Management Team/planificador.
  • Assegurar que as férias estão corretamente refletidas nos diferentes sistemas e que os saldos de férias estejam corretamente atualizados. Gerir as ausências e registar as informações necessárias nos vários sistemas (WD, Timepro e Peoplenet).
  • Fornecer relatórios semanais de ausência à Retail Management Team para análise.
  • Dar apoio administrativo no processo de transferência de colaboradores para outras lojas, conforme necessário.

Processamento de salários
  • Inscrever/eliminar colaboradores no sistema de processamento de salários e colaborar com o departamento de Payroll e Meta 4.
  • Concluir as tarefas diárias relacionadas com o processamento de salários, incluindo a revisão de horários e assiduidade e a respetiva resolução de erros com os Retail Assistants/Managers relevantes.
  • Atualizar o sistema de horários e assiduidade/processamento de salários com informações relevantes sobre ausências e garantir que a documentação é recebida e processada de acordo com a legislação local.
  • Efetuar os ajustamentos e alterações necessários à folha de pagamentos.
  • Colaborar com a/o InStore P&C Business Partner/Store Manager para gerir quaisquer pagamentos distintos dos processados habitualmente.
  • Agir como pessoa de contacto em caso de dúvidas e resolver quaisquer problemas ou questões dos colaboradores em qualquer processo relativo ao processamento de salários.
  • Gerir os arquivos relacionados à transferência de custos de colaboradores internos (bolster, transfer).

Compromisso e bem-estar (Engagement & Wellbeing)
  • Em colaboração com a Retail Management Team, organizar eventos e atividades que melhorem o compromisso, o bem-estar e uma cultura Primark positiva na loja.
  • Apoiar a atualização de toda a informação relativa aos quadros de comunicação da loja e das reuniões de loja.
  • Coordenar as reuniões dos grupos de auscultação (listening groups) e dar apoio ao Store Manager na preparação e resposta aos colaboradores.
  • Dar apoio às atividades de reconhecimento da loja, incluindo as nomeações e a avaliação do Store Manager.
  • Facilitar e incentivar a participação no inquérito de compromisso da Primark.
  • Dar apoio à Retail Management Team para que possa manter conversações com os colaboradores sobre questões de saúde e bem-estar.

Gestão do desempenho
  • Monitorizar a realização do processo de revisão intercalar e de fim de ano do «Make Your Primark».
  • Proporcionar aconselhamento e dar apoio à Retail Management Team sobre o período experimental e o processo de revisão do desempenho e promover uma cultura de feedback.
  • Dar apoio à Retail Management Team na administração do processo de avaliação de desempenho de Retail Assistants e Especialistas.
  • Preparar a documentação escrita para a Retail Management Team para os períodos experimentais e os planos de melhoria do desempenho (PIP).

Talento e sucessão
  • Partilhar o feedback com o Store Manager sobre o talento e o potencial dos Retail Assistants da loja.
  • Dar apoio administrativo no processo de planeamento da sucessão de posições de Retail Assistant para posições de Retail Management.
  • Dar apoio administrativo ao Store Manager no processo de revisão do talento da Retail Management Team.

Relações laborais
  • Manter os registos dos colaboradores (em papel e eletrónicos) de acordo com a legislação local e as politicas internas da Primark (RGPD/Diretrizes de proteção de dados).
  • Apoiar a Retail Management Team como primeiro ponto de contacto para questões de relações laborais e de ausência.
  • Dar apoio administrativo à Retail Management Team na realização de investigações disciplinares e de queixas, tomando notas, se necessário.
  • Preparar a documentação necessária para as investigações, ações legais (juicios), inspeções e outros temas relacionados com relações laborais e respetivos resultados.
  • Fornecer orientação à Retail Management Team sobre o processo e as conversações adequadas para o regresso ao trabalho, de acordo com a legislação local vigente.
  • Aconselhar e dar apoio aos colaboradores sobre as políticas e procedimentos de P&C.
  • Fazer um seguimento dos casos de relações laborais e registar a sua evolução.

Comissões de trabalhadores
Dar apoio ao Store Manager no fornecimento das informações necessárias para as reuniões e atividades das Comissões de trabalhadores.

Reporting e KPI
  • Manter atualizados os sistemas de P&C que fornecem relatórios e análises ao Store Manager sobre medidas de pessoal e indicadores (KPIs).
  • Dar apoio no preenchimento de relatórios da loja, da área e da sede.
  • Recolher e arquivar os dados das entrevistas de finalização de contrato dos colaboradores.
  • Gerir o processo de rescisão, incluindo a devolução dos bens da empresa.
  • Participar nos procedimentos de auditoria da loja relacionados com P&C.

Alinhamento empresarial e gestão da mudança
  • Demonstrar uma compreensão da estratégia e do objetivo global de P&C.
  • Construir relações com a Central P&C Team e criar uma rede eficaz com o resto da comunidade de P&C para partilhar as melhores práticas.

Impacto comercial e da empresa
  • Melhorar a compreensão do desempenho comercial da loja e da experiência do cliente.
  • Cumprir as expectativas e políticas da empresa, assegurando a boa governação e as melhores práticas, o cumprimento da legislação e a redução dos riscos para a empresa.
  • Rever os processos administrativos de P&C das lojas e fazer recomendações quando forem identificadas melhorias de eficiência.
Apply
Map of the Location of Job
Explore location

MEET YOUR COLLEAGUES

View all stories

Sign Up for
job alerts

Sign up for email job alerts for future roles with Primark using the form! We will use the details you provide only to inform you about future vacancies that match your search criteria if and when they become available.

Interested InSelect a job category from the list of options. Search for a location and select one from the list of suggestions. Finally, click “Add” to create your job alert.

The details you provide on this page will not be used to send unsolicited communication and will not be sold to a third party, however, we do use a trusted third-party partner to host this site and send job alerts on our behalf. You can select as many categories and locations as you wish. We'll store your email address and details until you unsubscribe.