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P&C Admin

Barcelona – CC Splau Cornella, Spain

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JOB DESCRIPTION

Job ID 140095BR

Job Status Employee – Fixed Term

Category People & Culture

Date posted February 28, 2025

JOB DESCRIPTION

P&C Admin

Principales responsabilidades:

Habilidades funcionales

Trabajar en colaboración con el/la Store Manager y el/la Store P&C Business Partner para cumplir con la agenda de personal en la tienda. Se trata de un puesto generalista, responsable de toda la actividad diaria administrativa de P&C, con especial atención a:


Selección y contratación
  • Prestar apoyo al Retail Management Team en las tareas administrativas en materia de contratación.
  • Realizar las tareas de contratación previas a las entrevistas necesarias para los puestos de Retail Assistant y puestos de especialistas (excluyendo Managers, incluyendo la publicación de dichas vacantes, el apoyo al proceso de selección, la coordinación de las entrevistas y el contacto con candidatos/as).
  • En colaboración con el Retail Management Team, realizar las verificaciones pertinentes en materia laboral teniendo en cuenta en todo momento los requisitos de conservación de la documentación (protección de datos de carácter personal).
  • Proporcionar una excelente experiencia a los/las candidatos/as a través de un adecuado proceso administrativo de contratación.
  • Gestionar el sistema de seguimiento de candidatos/as para incluir la creación de puestos, la respuesta a los/las candidatos/as y los pasos de incorporación a la empresa.
  • Colaborar con agencias externas para la contratación de trabajadores/as licenciados/as, en prácticas y/o temporales, según sea necesario.
  • Participar en actividades de contratación y selección para contratos de duración determinada o indefinida.

Incorporación (Onboarding) e integración (Induction)
  • Gestionar el proceso de incorporación, incluida la preparación de contratos/ofertas y hasta la integración en todos los sistemas (ejemplo: WD, ATS, WFM, timepro, meta 4, planificador, staffing maestra, etc) asegurando el cumplimiento legal.
  • Realizar las verificaciones de referencias pertinentes (ejemplo, vida laboral).
  • Entregar la ropa de trabajo y las tarjetas de identificación pertinentes al personal de nueva incorporación.
  • Coordinar y participar en la formación de bienvenida de Primark (Induction) para nuevos/as empleados/as en colaboración con el Retail Management Team.


Formación y desarrollo
  • Dar apoyo al Retail Management en la impartición y organización de programas de formación básicos presenciales, virtuales o a través de plataformas de formación y mantener registros de la actividad de formación.
  • Llevar un registro de las actividades de formación obligatorias, por ejemplo, primeros auxilios, protección de datos, etc.
  • Dar apoyo administrativo en los procesos de validación interna de todos los puestos.
  • Gestionar el proceso administrativo relativo a cualquier formación bonificada (ejemplo: FUNDAE).


Planificación de Recursos Humanos
  • Proporcionar al/a la Store Manager la información relativa a las horas reales trabajadas extraídas de T&A necesaria para el ASPF. Ser responsable del mantenimiento de los datos de personal en la herramienta de planificación de recursos, incluyendo las altas y bajas de empleados/as.
  • Introducir en Timepro y comunicar horarios a los/las empleados/as (verificando que los turnos/horas complementarias permitan los descansos legales) con el apoyo del Retail Management Team/planificador.
  • Asegurar que las vacaciones están correctamente reflejadas en los diferentes sistemas y que los saldos de vacaciones están correctamente actualizados. Gestionar las ausencias y registrar la información necesaria en los distintos sistemas (WD, Timepro y Peoplenet).
  • Proporcionar informes semanales de ausencias al Retail Management Team para su revisión.
  • Dar apoyo administrativo en el proceso de traslado de empleados/as a otras tiendas según sea necesario.


Proceso de nómina
  • Dar de alta/baja a los/las empleados/as en el sistema de nóminas y colaborar con el departamento de Payroll y Meta 4.
  • Completar las tareas diarias relacionadas con la nómina, incluyendo las revisiones de horarios y asistencia y la respectiva resolución de errores con los/las Retail Assistants/Managers pertinentes.
  • Actualizar el sistema de horarios y asistencia/nómina con la información de ausencias pertinente y asegurarse de que la documentación se recibe y procesa de acuerdo con la legislación vigente.
  • Realizar los ajustes y cambios necesarios en la nómina.
  • Colaborar con el/la InStore P&C Business Partner/Store Manager para gestionar cualquier pago diferente al proceso habitual.
  • Actuar como persona de contacto en caso de consulta y resolver cualquier problema o duda de los/las empleados/as en cualquier proceso relativo a la nómina.
  • Gestionar los archivos relacionados a transferencia de costes de empleados/as internos/as (bolster, transfer).


Compromiso y Bienestar (Engagement & Wellbeing)
  • En colaboración con el Retail Management Team, organizar eventos y actividades que mejoren el compromiso, el bienestar y una cultura positiva de Primark en la tienda.
  • Apoyo en la actualización de toda la información relacionada con los tablones de comunicación de la tienda y en las reuniones de la tienda.
  • Coordinar las reuniones de los grupos de escucha a empleados/as (listening groups) y dar apoyo al/a la Store Manageren la preparación y respuesta a los/las empleados/as.
  • Dar apoyo a las actividades de reconocimiento de la tienda, incluidas las nominaciones y la revisión del/de la Store Manager.
  • Facilitar y fomentar la participación en la encuesta de compromiso de Primark.
  • Dar apoyo al Retail Management Team para poder mantener conversaciones con los empleados sobre cuestiones de salud o bienestar.

Gestión del desempeño
  • Monitorizar la realización del proceso de revisión de mitad de año y de final de año del «Make Your Primark».
  • Proporcionar asesoramiento y apoyo al Retail Management Team sobre el período de prueba y el proceso de revisión del desempeño y fomentar una cultura de feedback.
  • Dar apoyo al Retail Management Team en la administración del proceso de evaluación del desempeño de Retail Assistants y Especialistas.
  • Preparar la documentación escrita para el Retail Management Team para los períodos de prueba y los planes de mejora del desempeño (PIP).

Talento y sucesión
  • Compartir el feedback con el/la Store Manager sobre el talento y el potencial de los/las Retail Assistants de la tienda.
  • Dar apoyo administrativo en el proceso de planificación de la sucesión de puestos de Retail Assistant a puestos de Retail Management.
  • Dar apoyo administrativo al/a la Store Manager con el proceso de revisión del talento del Retail Management Team.

Relaciones laborales
  • Mantener los registros de las personas trabajadoras (en papel y electrónicos) de acuerdo con la legislación local y las políticas internas de la compañía (RGPD/Directrices de protección de datos).
  • Dar apoyo al Retail Management Team como primer punto de contacto en consultas sobre relaciones laborales y ausencias.
  • Dar apoyo administrativo al Retail Management Team en la realización de investigaciones disciplinarias, tomando notas si fuera necesario.
  • Preparar la documentación necesaria para las investigaciones, juicios, inspecciones y demás temas relacionados con relaciones laborales y sus resultados.
  • Proporcionar orientación al Retail Management Team sobre el proceso y las conversaciones adecuadas para la reincorporación al trabajo de acuerdo con la legislación vigente.
  • Proporcionar asesoramiento y apoyo a los/las empleados/as sobre las políticas y procedimientos de P&C.
  • Hacer un seguimiento de los casos de relaciones laborales y registrar su evolución.

Comités de empresa
  • Dar apoyo al/a la Store Manager en la provisión de la información necesaria para las reuniones y actividades del Comité de empresa.

Reporting y KPI
  • Dar apoyo en la cumplimentación de los informes de tienda, área y oficina central.
  • Recopilar y archivar las entrevistas de finalización de contrato de los/las empleados/as.
  • Gestionar el proceso de baja, incluida la devolución de los bienes de la empresa.
  • Participar en los procedimientos de auditoría de la tienda relacionados con P&C.

Alineación empresarial y gestión del cambio
  • Demostrar una comprensión de la estrategia y el propósito general de P&C.
  • Construir relaciones con el Central P&C Team y crear una red eficaz con el resto de la comunidad de P&C para compartir las mejores prácticas.

Impacto comercial y de la empresa
  • Mejorar la comprensión del desempeño comercial de la tienda y de la experiencia del cliente.
  • Cumplir las expectativas y políticas de la empresa, garantizando la buena gobernanza y las mejores prácticas, el cumplimiento de la legislación y la mitigación del riesgo para la empresa.
  • Revisar los procesos administrativos de P&C de la tienda y hacer recomendaciones cuando se identifiquen mejoras en la eficiencia.




Competencias de conducta

Agilidad
  • Utilizar la información que dispone para tomar buenas decisiones en el trabajo.
  • Mantenerse atento/a de los nuevos procesos o cambios que afectan a su puesto.
  • Responder rápidamente cuando se le pide que haga las cosas de otra manera.

Resiliencia
  • Informar a su Line Manager si se siente estresado/a o necesita ayuda.
  • Optar por una actitud positiva, incluso cuando se enfrenta a cambios o retos.
  • Mostrarse receptivo/a ante el feedback e intentar comprender cómo se puede mejorar.

Inclusión
  • Ser cercano/a y accesible para todos/as.
  • Mantenerse abierto/a a nuevas ideas y formas diferentes de hacer las cosas.
  • Tratar a los demás con respeto independientemente de su procedencia u opiniones.

Creatividad
  • Expresar ideas propias de mejora de forma positiva.
  • Aceptar los cambios que nos afectan a nosotros/as mismos/as o al equipo.
  • Comunicar las preocupaciones e inquietudes a las personas adecuadas.


Colaboración
  • Trabajar bien en equipo.
  • Conocer a los/as demás colleagues y entablar relaciones.
  • Ofrecer apoyo a sus compañeros/as cuando tienen mucho trabajo.


Requisitos técnicos
  • Grado Universitario/Máster en Psicología, Recursos Humanos, Relaciones Laborales, Derecho o ADE, con título oficial obtenido en los últimos 3 años.
  • Experiencia similar en el puesto de al menos 1 año.
  • Nivel de inglés mínimo B2.
  • Nivel alto de ofimática.
  • Conocimientos en Legislación laboral, Selección y Formación.
  • Disponibilidad geográfica para cambio de residencia.
Fecha fin de publicación interna: 10/03/2025
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